Vi på Stockholms Handelskammare kan offentlig upphandling. Vi känner till vilka möjligheter och falluckor som finns när det kommer till offentlig upphandling. Här finns några frågor och svar:
Förbered dig
Hur kan leverantörer förbereda sig inför att delta i en framtida offentlig upphandling?
– De kan ta reda på tidigare genomförda upphandlingar, läsa tidigare upphandlingsannonser och gå på upphandlande myndigheters informationsträffar om framtida upphandlingar. Upphandlingen är mer än bara att börja med ett anbud. Det är en hel affärsprocess innan själva anbudet som också är viktig, säger Niklas Kåvius.
Niklas berättar vidare att den offentliga sektorn jobbar långsiktigt med sina upphandlingar, vilket innebär att större myndigheter och kommuner startar sina förberedelser upp till ett år innan upphandlingen.
– Skaffa er koll på när avtalen löper ut och om det finns förlängningsklausuler. Om det finns kapacitet, så fokusera hellre på de stora uppdragen än att jaga små uppdrag, tipsar Kåvius.
– Leverantören behöver inte vänta på förfrågningsunderlaget utan kan faktiskt se till att vara med och påverka hur det ska se ut. Det finns många beslutsfattare i offentliga organisationer och alla kan påverkas. Man ska komma ihåg att myndigheter och kommuner också är angelägna om att göra bra affärer. Be att få komma och presentera dina produkter eller tjänster alternativt bjud in till företaget för att informera, berättar Kåvius.
Men här är tajmingen viktig. Man ska passa på innan att informera om sitt företag innan upphandlingsannonsen gått ut. Sen är det för sent för den typen av förberedande arbete. Dessutom är det smart att hålla en låg profil, berättar han. Det är inte ovanligt att myndigheter inte tar emot alls just för att inte behöva tänka på frågor om likabehandling eller bekymra sig eventuella mutor.
Kåvius reser varningsflagg för att medverka i själva framtagningen av förfrågningsunderlaget. – Ett sådant samarbete kan givetvis skapa starka band till beställaren. Men det innebär också allt som oftast att leverantören genom att själv ställa kraven i underlaget också diskvalificerar sig själv från att medverka i anbudsgivningen.
Samarbete & anbudets utformning (forts. intervju)